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Hamm, 15. April 2024
2,7 Millionen Blatt e-Akten
Schwerbehindertenrecht vollständig digitalisiert
Im Sommer 2016 hat das Sachgebiet Schwerbehindertenrecht des Amtes für Bezirksangelegenheiten das Mammutprojekt begonnen, alle rund 31.000 Papierakten zu digitalisieren. „Damals waren wir eine der ersten Kommunen, die das Thema Digitalisierung im Schwerbehindertenrecht angegangen ist“, blickt Thomas Köster, Leiter des Amtes für Bezirksangelegenheiten, zurück. Dafür wurde eigens ein Hochleistungs-Scanner mit Einzugfunktion für das Sachgebiet angeschafft. „In den etwa 7,5 Jahren haben die Kolleginnen und Kollegen jede einzelne Papierakte händisch auf die Digitalisierung vorbereitet und eingescannt – rund 2,7 Millionen Blatt Papier“, erklärt Köster. Zur Vorbereitung sind die Akten ausgeheftet, wesentliche Inhalte überprüft und aktualisiert worden. Heftklammern, Tackernadeln und weitere metallische Gegenstände, die den Scan behindern könnten, wurden händisch aus den Akten entfernt. „Diese Arbeiten haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laufend neben ihrer täglichen Arbeit erledigt. Für diesen Einsatz bedanken wir uns herzlich bei allen Beteiligten“, betont Stephanie Möller, Leiterin des Sachgebiets Schwerbehindertenrecht im Bürgeramt Pelkum.
Die digitalen Akten sind anschließend in die Fachanwendung überführt worden – und stehen dort nun digital zum Abruf und zur Bearbeitung bereit. „Die e-Akte bietet uns einige Vorteile, die die tägliche Arbeit erleichtern und zeitliche Abläufe erheblich verkürzen können: Zum einen mussten Akten im Schwerbehindertenrecht früher häufig verschickt werden, etwa an ärztliche Dienste oder an die Fachaufsicht – und in dieser Zeit war eine Bearbeitung nicht möglich. Das entfällt nun, die Akten können digital zur Verfügung gestellt werden und bleiben gleichzeitig digital verfügbar. Außerdem bieten zum Beispiel Lesezeichen- und Suchfunktion in der digitalen Akte komfortable Werkzeuge, die die tägliche Arbeit deutlich vereinfachen und Blättern in den Akten sparen“, erklärt Stephanie Möller. Daneben erleichtert die e-Akte das Arbeiten im Homeoffice und spart Papier-Ressourcen. Die Alt-Akten – mit einem Gewicht von etwa 13,5 Tonnen – sind nach Abschluss der Digitalisierung vernichtet worden.
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Digitalisierung e-Akten Schwerbehindertenrecht
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