Meldungsdatum: 15.07.2024
Wie die Stadträtin erläutert, bedient sich das System der sogenannten „Robotic Process Automation“. Dies ist ein Ansatz zur Bearbeitung von Vorgängen, bei dem sich stets wiederholende, manuelle, zeitintensive oder fehleranfällige Tätigkeiten durch sogenannte Softwareroboter erlernt und automatisiert ausgeführt werden. „Wichtig für die Stadtverwaltung war, dass die eingesetzte kognitive KI im Unterschied zu einer generativen KI keine neuen Inhalte durch eigenes Lernen generiert“, macht Hemsley deutlich, dass damit alle Dokumente und Quellen unverändert bleiben, alle Schritte sind nachvollziehbar und werden protokolliert.
EMMA ist darauf programmiert, nur das zu tun, was der Mensch ihr beigebracht hat, und sie kann ausschließlich in den Softwareanwendungen arbeiten, für die ein Zugriff eingerichtet wurde. Somit liegt die Kontrolle darüber, was die neue digitale Kollegin tun darf und was nicht, stets in den Händen des Menschen. Diese strikte Kontrolle gewährleistet die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten und stellt sicher, dass EMMA nur im Rahmen der definierten Richtlinien und Vorschriften agiert. „Für uns steht der Datenschutz an oberster Stelle“, so Stadträtin Hemsley.
Schon vor Einführung des Systems war für die Stadtverwaltung klar, wo der erste Einsatzort für EMMA sein würde. Die aktuelle gesetzliche Herausforderung viele Jahrgänge an Dokumenten zu digitalisieren und in ein Fachverfahren zu integrieren, stellte das Standesamt vor die Entscheidung dies mit zusätzlichem Personal zu versuchen oder diese Herausforderung mit moderner Technik zu meistern.
„Die neue digitale Kollegin EMMA wurde durch uns trainiert und erfolgreich in einem Pilotprojekt im Standesamt eingesetzt“, so Astrid Born, Leiterin des Standesamtes. Nach einer gründlichen Testphase wurden die eingerichteten Prozesse optimiert. Nun geht es daran im Regelbetrieb tausende von Familienbüchern und Geburtsurkunden zu scannen und mit der digitalen Assistenz in eine Fachsoftware zu integrieren.
Das erfolgreiche Pilotprojekt im Standesamt markiert in Hanau erst den Anfang der Reise mit EMMA. Weitere Einsatzbereiche wurden ermittelt und sollen umgesetzt werden.
Hanau ist mit EMMA gut gerüstet, um den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu begegnen. Das große Ziel ist und bleibt die Verbesserung des Bürgerservices und die bestmögliche Unterstützung der Kollegen in der Verwaltung bei ihrer täglichen Arbeit. „Insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel nutzen wir jede digitale Unterstützung um unsere Mitarbeitenden zu entlasten und ihnen wieder die Zeit für ihre eigentliche fachliche Tätigkeit zu geben. Unsere Digitalisierungsstrategie, einschließlich des Einsatzes von EMMA, ist darauf ausgerichtet, diese Ziele zu erreichen. Dabei geht es uns auch darum, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen, sie zu sensibilisieren und vor allem Ängste zu nehmen, dass damit ihre Tätigkeit wegfallen könnte. Im Gegenteil soll die digitale Assistenz wieder Freiräume für die Bewältigung anspruchsvoller Tätigkeiten schaffen.“, so Stadträtin Hemsley abschließend.
Pressekontakt: Güzin Langner, oeffentlichkeitsarbeit@hanau.de
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